- SECRETARIAT -
Version du programme : 2
Type de formation
PrésentielAccessibilité
Oui- SECRETARIAT -
Cette formation permet aux dirigeants et collaborateurs de TPE/PME d’optimiser et de structurer leurs activités de secrétariat pour améliorer l’organisation et la communication interne et externe. Elle apporte une méthodologie opérationnelle pour gérer efficacement les tâches administratives, organiser les documents et agendas, optimiser la communication avec les équipes et les partenaires, et mesurer la productivité, tout en tenant compte des contraintes de temps, de ressources et des besoins spécifiques des petites entreprises. Cette formation est accessible aux personnes en situation de handicap. Un accompagnement et des adaptations pédagogiques, techniques ou organisationnelles peuvent être mis en place après analyse des besoins du participant.
Objectifs de la formation
- Expliquer le rôle et les missions essentielles d’un secrétariat efficace dans une TPE/PME. (Module 1)
- Organiser et gérer efficacement les documents et informations de l’entreprise. (Module 2)
- Rédiger et communiquer efficacement avec les équipes et les partenaires. (Module 3)
- Analyser et mettre en place des procédures administratives efficaces. (Module 4)
- Utiliser les outils bureautiques et collaboratifs pour améliorer l’efficacité du secrétariat. (Module 5)
- Évaluer et organiser son temps et ses tâches pour maximiser l’efficacité au travail. (Module 6)
- Mettre en œuvre un système de gestion administrative complet et efficace dans une PME. (Module 7)
Profil des bénéficiaires
- Tout public
- Aucun
Contenu de la formation
Module 1 – Rôle et missions du secrétariat
- Compréhension du rôle stratégique du secrétariat dans une PME
- Organisation des missions quotidiennes et priorisation
- Relation avec les équipes, clients et partenaires
Module 2 – Gestion de l’information et des documents
- Classement, archivage et gestion électronique des documents
- Utilisation des outils bureautiques pour structurer l’information
- Gestion des agendas et planification
Module 3 – Communication interne et externe
- Rédaction de courriers, emails et notes professionnelles
- Techniques de communication claire et professionnelle
- Gestion des appels téléphoniques et des contacts externes
Module 4 – Gestion administrative et procédures
- Suivi des dossiers administratifs et obligations légales
- Préparation de réunions et comptes rendus
- Gestion des fournitures et outils de travail
Module 5 – Outils bureautiques et numériques avancés
- Excel : tableaux, suivi et reporting
- Word et PowerPoint : documents et présentations professionnelles
- Outils collaboratifs (messagerie, cloud, agenda partagé
Module 6 – Gestion du temps et organisation personnelle
- Priorisation des tâches et gestion des urgences
- Planification et suivi des projets
- Techniques pour réduire les interruptions et optimiser la productivité
Module 7 – Projet pratique et mise en situation
- Simulation de gestion complète d’un secrétariat PME
- Organisation d’un agenda, traitement d’emails et documents
- Présentation et validation de la gestion administrative
Équipe pédagogique
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Feuilles d’émargement signées par demi-journée
- Suivi individualisé de la progression des participants.
- QCM.
- Exercices pratiques réalisés pendant la formation.
- Études de cas appliquées à l’entreprise.
- Production de livrables
- Formulaires d'évaluation de la formation.
- Attestations de fin de formation remises aux participants.
Ressources techniques et pédagogiques
- Supports de formation.
- Exposés théoriques
- Étude de cas concrets.
- QCM.
- Questionnaires de satisfaction.
Accessibilité
L’inscription à la formation s’effectue après : Une prise de contact (mail ou téléphone) L’analyse des besoins du participant ou de l’entreprise La validation du programme, des objectifs et des modalités de financement La signature de la convention ou du contrat de formation -> L’inscription est confirmée à réception des documents contractuels signés. L’inscription s’effectue après prise de contact et analyse des besoins. L’accès à la formation est possible dans un délai moyen de 30 jours après validation de l’inscription, sous réserve des modalités de financement.