- PROGRAMME PENNYLANE -

• Comprendre le fonctionnement général de PENNYLANE et son rôle dans la gestion administrative et financière de l'entreprise.
• Prendre en main l'interface et configurer leur environnement de travail.
• Créer et gérer les fiches clients, fournisseurs, produits et services.
• Élaborer, personnaliser et envoyer des devis et des factures.
• Suivre le cycle de vente, de la création du devis jusqu'au règlement de la facture.
• Gérer les factures fournisseurs et les dépenses de l'entreprise.
• Suivre les paiements, les échéances et les impayés.
• Utiliser les fonctionnalités de gestion et de suivi financier proposées par PENNYLANE.
• Exploiter les automatisations afin de réduire les tâches administratives répétitives.
• Utiliser les tableaux de bord et indicateurs pour suivre l'activité de l'entreprise.
• Optimiser les processus de facturation et de gestion administrative.
• Identifier les fonctionnalités avancées adaptées à leur niveau et à leurs besoins professionnels.
• Adopter les bonnes pratiques liées à la facturation électronique, à la sécurité et à la gestion des données.
• Mettre en place une organisation efficace et adaptée aux besoins de leur entreprise.

MODULE 1 – Découvrir PENNYLANE et prendre en main son environnement

• Présentation de PENNYLANE et de ses principales fonctionnalités
• Rôle d'un logiciel de gestion financière dans une entreprise
• Présentation de l'interface
• Navigation dans les différents espaces
• Comprendre les principaux menus et fonctionnalités
• Paramétrage du compte et de l'environnement de travail
• Gestion des utilisateurs et des accès
• Personnalisation des paramètres de l'entreprise
• Présentation des différents niveaux d'utilisation : Niveau débutant, Niveau intermédiaire, Niveau confirmé
• Mise en pratique : prise en main de l'interface et réalisation des premiers paramétrages.

MODULE 2 – Gérer les clients, fournisseurs et données de l'entreprise

• Création et gestion des fiches clients
• Création et gestion des fiches fournisseurs
• Gestion des coordonnées et informations administratives
• Création et gestion des produits et services
• Organisation du catalogue
• Importation et mise à jour des données
• Recherche et filtrage des informations
• Bonnes pratiques pour maintenir une base de données propre
• Gestion des doublons et contrôle des informations
• Mise en pratique : création d'un portefeuille clients/fournisseurs et structuration d'un catalogue de produits ou services.

MODULE 3 – Créer et gérer les devis

• Création d'un devis
• Sélection du client
• Ajout des produits et prestations
• Gestion des quantités, tarifs, remises et conditions commerciales
• Personnalisation des documents commerciaux
• Gestion des mentions obligatoires
• Prévisualisation et contrôle d'un devis
• Envoi du devis au client
• Suivi du statut des devis
• Gestion des devis acceptés, refusés ou en attente
• Transformation d'un devis en facture
• Bonnes pratiques pour accélérer le processus commercial
• Mise en pratique : création complète d'un devis à partir d'un cas professionnel.

MODULE 4 – Maîtriser la facturation et le cycle client

• Création d'une facture
• Facturation à partir d'un devis
• Facturation directe
• Gestion des factures récurrentes
• Gestion des acomptes et avoirs
• Numérotation et organisation des factures
• Personnalisation des factures
• Envoi des factures aux clients
• Suivi du statut des factures
• Gestion des échéances de paiement
• Suivi des factures payées, en attente et en retard
• Gestion des relances clients
• Gestion des impayés
• Contrôle avant validation et envoi
• Mise en pratique : création, envoi et suivi de plusieurs factures à partir de différents scénarios.

MODULE 5 – Gérer les achats, fournisseurs et dépenses

• Création et gestion des factures fournisseurs
• Enregistrement des dépenses
• Organisation des achats
• Suivi des échéances fournisseurs
• Gestion des justificatifs
• Contrôle des dépenses
• Rapprochement entre les opérations et les documents
• Suivi des paiements fournisseurs
• Organisation du circuit de validation
• Identification des dépenses récurrentes
• Bonnes pratiques pour limiter les erreurs de saisie
• Mise en pratique : traitement d'un ensemble de factures fournisseurs et de dépenses.

MODULE 6 – Paiements, trésorerie et suivi financier

• Comprendre le suivi des règlements dans PENNYLANE
• Gestion des paiements clients
• Gestion des paiements fournisseurs
• Suivi des échéances
• Visualisation de la trésorerie
• Lecture des principaux indicateurs
• Analyse des encaissements et décaissements
• Suivi des factures à payer et à encaisser
• Identification des retards de paiement
• Utilisation des tableaux de bord
• Exploitation des données pour faciliter le pilotage de l'entreprise
• Pour les profils intermédiaires et confirmés : Analyse des indicateurs financiers, Identification des écarts, Optimisation du suivi de trésorerie, Mise en place de routines de contrôle
• Mise en pratique : identification d'un processus chronophage et construction d'un processus optimisé dans PENNYLANE.

MODULE 7 – Automatiser et optimiser ses processus avec PENNYLANE

• Identifier les tâches administratives répétitives
• Comprendre les possibilités d'automatisation
• Automatisation de certaines étapes de facturation
• Gestion des factures récurrentes
• Automatisation et simplification des relances
• Centralisation des informations
• Connexions avec les outils de l'entreprise
• Gestion des flux entre les différents outils
• Réduction des doubles saisies
• Mise en place de procédures administratives efficaces
• Bonnes pratiques pour sécuriser les automatisations
• Mise en pratique : identification d'un processus chronophage et construction d'un processus optimisé dans PENNYLANE.

MODULE 8 – Exploiter les fonctionnalités avancées et les tableaux de bord

• Personnalisation du suivi de l'activité
• Exploitation des tableaux de bord
• Analyse des données commerciales et financières
• Suivi des indicateurs clés
• Analyse du chiffre d'affaires
• Suivi des ventes et facturations
• Analyse des encaissements
• Suivi des créances clients
• Identification des anomalies et points de vigilance
• Export et exploitation des données
• Mise en place d'indicateurs adaptés à l'entreprise
• Niveau confirmé : Construction d'une organisation de pilotage, Optimisation des contrôles, Analyse des processus existants, Identification des gains de temps et d'efficacité

MODULE 9 – Facturation électronique, conformité et bonnes pratiques

• Comprendre les enjeux de la facturation électronique
• Principes et obligations liés à la facturation électronique
• Évolution du cadre réglementaire
• Différence entre facture électronique et facture dématérialisée
• Données nécessaires à la facturation électronique
• Gestion et conservation des documents
• Sécurisation des accès
• Gestion des droits utilisateurs
• Confidentialité des données
• Traçabilité des opérations
• Bonnes pratiques de contrôle des factures
• Points de vigilance et erreurs fréquentes
• Préparation de l'entreprise à la généralisation de la facturation électronique

MODULE 10 – Mise en situation et optimisation personnalisée

• Réalisation d'un parcours complet dans PENNYLANE
• Création d'un client
• Création d'un devis
• Transformation du devis en facture
• Envoi et suivi de la facture
• Enregistrement d'un règlement
• Gestion d'une facture fournisseur
• Suivi de la trésorerie
• Analyse des tableaux de bord
• Gestion d'un retard de paiement
• Mise en place d'une procédure de relance
• Identification des tâches pouvant être automatisées
• Analyse des erreurs fréquentes
• Optimisation de l'organisation de travail
• Cas pratique final différencié selon le niveau : Débutant : réaliser un cycle devis → facture → paiement.
• Intermédiaire : gérer un cycle client complet avec achats, paiements et relances.
• Confirmé : analyser une organisation existante et proposer des optimisations, automatisations et indicateurs de pilotage.

Progression pédagogique selon le niveau

• Niveau Débutant : Prise en main guidée
• Compétences travaillées : Navigation, paramétrage, clients, devis, factures, paiements
• Niveau Intermédiaire : Exercices autonomes et cas pratiques
• Compétences travaillées : Cycle de facturation complet, fournisseurs, dépenses, relances, trésorerie
• Niveau Confirmé : Cas complexes et optimisation
• Compétences travaillées : Automatisation, tableaux de bord, analyse, procédures et optimisation des flux
• Cette organisation permet d'avoir un programme commun, tout en évitant que les débutants soient en difficulté ou que les utilisateurs expérimentés trouvent la formation trop basique.